当前位置:公司动态-项目财务到底应该谁来管
项目财务到底应该谁来管 2017-12-29 10:31

项目是非营利组织开展业务活动的基本单元,项目财务管理水平的高低直接与非营利组织的生存与发展息息相关。一直以来,项目财务到底谁来管这一问题困扰着广大非营利组织,他们迫切希望能够达成机构法定会计核算与项目财务管理之间的充分平衡。本文在回答“项目财务到底应该谁来管”的基础上对具体工作方法也予以了介绍。

 

项目是指一系列独特、复杂并相互关联的活动,这些活动有着一个明确的目标或目的,必须在特定的时间、预算、资源限定内,依据规范完成。项目是非营利组织尤其是公益慈善组织开展业务活动的基本单元,《中华人民共和国慈善法》第五十六条规定:“慈善组织应当合理设计慈善项目,优化实施流程,降低运营成本,提高慈善财产使用效益。慈善组织应当建立项目管理制度,对项目实施情况进行跟踪监督”。

在项目活动的过程中,项目的财务管理到底应该由谁来主导是困扰非营利组织的老问题,机构内部常常因为会计人员与项目人员配合失调而导致矛盾甚至争吵,在我们回答项目财务到底由谁来管之前,必须把项目财务管理与机构会计核算的差异进行梳理:

  (一)     反映的目标和周期不同

会计人员更偏重于按照《民间非营利组织会计制度》的要求进行会计核算,会计核算具有较强的周期性,其更偏重于展现月末(年末)时间机构的资产负债情况和某一时间段机构经营成果情况。项目财务强调实时性,以反映预算达成的情况,项目的结项、审计通常与会计核算的周期并没有必然联系,从会计人员的角度上来说应对项目财务管理对会计核算的周期安排有一定的干扰。

  (二)     报表形式与科目归集的方式不同

机构会计核算的工作成果之一是编制机构的会计报表,而项目财务通常编制项目预决算报表。同一笔费用,向项目预算科目的归集与向会计科目的归集方式有较大的差别,具体来说,向会计科目的归集更关注费用的实际状态(如交通费不能计做通讯费),向项目预算科目的归集更关注费用的实际用途(如活动开支预算中既可以有交通费也可以有通讯费,主要看交通费、通讯费是否是为活动而发生的)。项目预决算报表几乎不能在会计核算系统中直接生成,预算科目的归集通常来说财务人员也不能有效的把控。

  (三)     审计的重点不同

项目财务和机构财务都面临审计,项目财务审计的目标更偏重于合理性,而机构财务(报表)审计更偏重于评价财务报表是否如实反映了资产状况和经营成果,是否执行会计制度的要求。

通过上面的梳理,我们了解到项目财务与机构财务在诸多方面都有较大的差异,如果由机构的会计人员全面负责项目的财务管理,可能会出现假性项目财务管理和投篮结项的问题。

假性项目财务管理,是指机构认为在会计电算化系统中对科目实施围绕“项目”的多项核算,就实现了项目核算,这种“已经实现了项目核算”的认知具有片面性,之所以这么说是因为单纯在会计电算化系统内实现由会计人员主导的项目核算无法高效率、高准确的实现项目财务管理的核心功能,一方面会计核算系统本身的局限性导致多项目核算余额表列示的累计发生额极易受到其他核算行为的影响,不能如实列示发生额;另一方面项目财务管理中的一些高频动作——如预决算对比、追踪详细的预算余额、导出分预算科目明细账等——不能直接在会计核算系统内完成。另外,项目财务管理是一项系统化工程,需要项目相关方在内控制度的指引下共同完成,绝非会计人员在面对一堆发票的场景下单方面拍脑袋就能完成的,即便完成,在结项前也一定会面临严酷的账务调整工作,这就要提及可能引发的另一个问题:投篮结项。

投篮结项,顾名思义是机构会计人员先进行会计核算,在项目结项前或年度终了时对已经记账的费用在项目间进行投放,就像积攒的篮球投向不同的球篮。投篮结项的问题,一是对资助方严重不负责任,不能如实反映项目的财务情况,侵害了资助方的知情权。二是可能会出现一票多用的情况,无论这种情况的发生是否故意实质上都是触碰了财务管理红线,涉嫌违规违法。三是由于在会计核算系统内没有(也无法)进行细致的项目财务管理数据隔离,导致项目专项审计时信息交叉泛滥(如一张记账凭证上涉及多个项目),拔出萝卜带出泥,一方面有可能泄露其他项目的业务秘密,另一方面引起审计人员的焦点发散可能引发不可预知的后果。

要杜绝假性项目财务管理和投篮结项问题的发生,就需要项目负责人参与项目财务管理,形成项目负责人主导项目财务管理、会计人员负责会计核算的机制。将合理性审核与合法性审核切实分开、将项目管理事物与会计机关事物分开。

读者可能会问,项目负责人通常没有会计职称是否有资格参与项目财务管理工作呢?毋庸置疑是有的,因为项目财务管理并不是《会计法》意义上的“会计核算”。

如何让项目负责人与会计人员共同有效参与项目财务管理工作呢?下面几条有必要让读者了解:

  (一)      项目开支归属于业务活动成本,应在会计核算层面进行项目核算,通过多项目核算余额表对项目项下费用发生额进行统计,并与项目负责人实施项目财务管理时得到的项目开支发生额应一致。

  (二)      改造机构的内部控制流程,针对涉及项目开支的各类单据,需由项目负责人作为审核环节之一,对自己所负责的项目实施审核。

  (三)      项目负责人掌握财务管理的基本技巧,结合审核环节的信息优势,对项目的财务开支情况进行记录和统计。形成项目流水账以及实时更新的预决算对比表。

  (四)      项目负责人应建立跟踪预决算对比表的工作习惯,根据项目实施的情况和费用开支的进展及时调整项目管理策略,积极避免预决算差异向项目中后期的积累。

  通过项目负责人参与项目财务管理,项目财务在中期报告、结项、应对审计方面的效率都将大幅提升,同时可以避免项目人员与会计人员的纠纷,促进机构内部人员的和谐。

  最后,要用一句话来总结“项目财务到底谁来管”那就是:一源双向。一源,即真实业务行为发生客观产生的经济痕迹(一般是发票);双向:即“源”的合法性由会计人员负责并依法进行会计核算、“源”的合理性由项目负责人负责并登记项目台账。目前,实现“一源双向”既可以借助高科技软件工具,也可以在充分理解原理的基础上借助现有工具(如Excel等)实现。

 


© 2018 睿信云财务 yuncaiwu.com.cn All Rights Reserved